hello
 
الرئيسيةاليوميةس .و .جبحـثالأعضاءالمجموعاتالتسجيلدخول

شاطر | 
 

 ماهية الإتصال

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي اذهب الى الأسفل 
كاتب الموضوعرسالة
hadjer
Admin


المساهمات : 18
تاريخ التسجيل : 01/12/2012

مُساهمةموضوع: ماهية الإتصال   الإثنين ديسمبر 03, 2012 12:44 pm

خطــة البحث
مقدمة.
الفصل الأول : ماهية الإتصال
المبحث الأول : المفهوم والمبادئ
المطلب الأول : مفهوم الإتصال
المطلب الثاني : مبادئ الإتصال
المبحث الثاني : أنواع وأهداف الإتصال
المطلب الأول : أنواعه
المطلب الثاني : أهداف الإتصال
الفصل الثاني : الإتصال في المؤسسة
المبحث الأول : العلاقات العامة والعلاقات الإنسانية والإتصال
المطلب الأول : العلاقات العامة
المطلب الثاني : العلاقات الإنسانية والإتصال
المبحث الثاني : الإتصال في التنظيم والإتصال بين المشرفين والعمال
المطلب الأول : الإتصال في التنظيم
المطلب الثاني : الإتصال بين المشرفين والعمال
الفصل الثالث : الإتصال في الجزائر
المبحث الأول : إعداد التقارير في الجزائر
المطلب الأول : أهمية التقارير في المؤسسة الجزائرية
المطلب الثاني : أنواع التقارير
المبحث الثاني : أدوات الإتصال ومعوقاته .
المطلب الأول : أدوات الإتصال
المطلب الثاني : معوقات الإتصال
خاتمة.



مقدمة :
تتوقف الحالة المعنوية للأفراد لمختلف المستويات التنظيمية وكذلك إنتاجيتهم على مدى فعالية وكفاءة الاتصال في التنظيم ، حيث يحقق بصفة أساسية تبيان الواجبات والأعباء الخاصة بالعمل للفرد والطريقة الملائمة لإنجازه لأن من المهم للفرد معرفة لماذا يقوم بالعمل والأسلوب النسب لأدائه وعكس ذلك يؤدي إلى انخفاض وتدهور معنوياته وتأثر إنجازه .
يتوقف نجاح المنظمة ليس فقط على كفاءة الأفراد وإنما على التعاون القائم بينهم ويمثل الدور الذي يقوم به الاتصال في بناء وتشغيل الهيكل لجماعة العمل من خلال الإدارة ، ففي أي مستوى يتم نقل المعلومات بين أعضاء الإدارة عن طريق الاتصال وذلك بصفة مستمرة باستعمال الحركات والتعابير وبالتالي فإن الاتصال هو شبكة تقوم بربط أعضاء الأفراد ببعضهم البعض.
ولكي يكون هناك اتصال مباشر بين الأفراد المدير فعلى هذا الأخير نقل الأفكار والقرارات كونه يخطط ويقوم بالرقابة وسماع شكاوى أفراد المؤسسة كل هذه الجوانب توجب بالإتصال.
حتى يكون الأفراد على علم بالبرنامج العام للمؤسسة أي معرفة برنامج شبكة الإتصال يجب عليهم إدراك نشاط المؤسسة وسياستها والغايات التي وجدت من أجلها فالأفراد لكي يتزود بالمعلومات هناك عدة طرق وأساليب منها المذكرات والتقارير والتنبؤات، شبكات الإتصال بالكمبيوتر وقد استخدم في السنوات الأخيرة نظام المعلومات عن طريق الكمبيوتر ويعرف باسمه منظمة المعلومات الإدارية.
ومن الطبيعي أن يكون للمؤسسة أكثر من نظام للمعلومات الإدارية حيث هناك أنظمت معلومات يخص الأفراد وانظمت معلومات يختص النواحي المالية إضافة إلى أنها أنظمت، يختص الإنتاج في أي مجالات أخرى، وعند تعدد الأنظمة تسمى بأنظمة المعلومات الفرعية التي قد انبثقت من النظام الكلي الخاص بالمؤسسة.

الفصل الأول: ماهية الإتصال
المبحث الأول: مفهوم ومبادئ الاتصال
المطلب الأول: مفهوم الإتصال
مفهوم الإتصال: هو عملية تداول المعلومات والأفكار بين الأشخاص، وإذا كان شخص يعمل في الإدارة فإنه حتما يحدث التبادل بينه وبين شخص آخر على الأقل، ونقول أنه تمت عملية التبادل إذا وصلت الرسالة إلى المستقبل بطريقة أو بأخرى، تجري عملية الإتصال عن طريق الإرسال والاستقبال، لأن الشخص الذي يتحدث مع نفسه فهو لا يحدث بذلك عملية إتصال، إذا فالاتصال يتضمن مشاركة عدة أشخاص ولكي يكون الاتصال ناجح، يجب أن تكون الرسالة منقولة من الرئيس إلى المرؤوس، وإذا حدث خطأ في الرسالة المنقولة فإن الإتصال يتم بطريقة غير ناجحة وكذا غير فعالة نتيجة لأن المرسل قد تغلبت عليه الذاتية ولم يقم بعملية الاتصال ومن العناصر الأساسية للاتصال هي: المرسل – الرسالة- المستقبل.
وتحدث عملية الإستجابة للرسالة المنقولة شرط أن يعلم بها المستقبل كما لو كان هو المرسل وفي نفس الوقت المرسل الأصل هو المستقبل وبالتالي تتشكل لنا حلقة ولكي يقوم المستقبل من الإستجابة المناسبة عليه أن يعتمد على حواسه بصفة كبيرة كي يصل إلى المعنى الحقيقي للرسالة.
فإذا كانت الأفكار المرسلة خاصة بالأساس يتولد عنها صورة بالذهب. مما يتولد عليه الاعتناء بالوسط الخارجي، ونصل إلى الشعور الأكبر عن طريق الإدراك الحسن، عن طريق الحاستين السمع والبصر.
المطلب الثاني: مبادئ الاتصال.
لكي يستطيع المدير بناء مؤسسة وفق نظام جيد للإتصال عليه التركيز على أربعة جوانب وهي: نوعية الرسالة، ظروف استقبال الرسالة، الحفاظ على أشكال جهود المنظمة الإستفادة من مزايا
التنظيم غير الرسمي.
1-مبدأ الوضوح:
حتى يكون هناك اتصال من استعمال اللغة وهي من مسؤولية المرسل وذلك بصياغة الإتصال والتعبير بطريقة واضحة ومفهومه بلغة مفهومة من قبل المرؤوسين والرؤساء والزملاء حيث أن تطبيق هذا المبدأ يؤدي إلى التغلب على كثير من العقبات والحواجز كالتعبير السيئ عن الرسالة والأخطاء التي قد تحدث عند الصياغة والنقل وعدم وضوح عناصرها والحاجة إلى توضيحها.
2- مبدأ الاهتمام والتركيز: لا يقف نجاح الاتصال على مبدأ الوضوح فقط وإنما يجب توفر المزيد من الاهتمام فإعطاء الاهتمام الكامل للرسائل المركبة ليست مسألة سهلة، ويرجع ذلك إلى كثرة عدد الرسائل التي تستدعي الاهتمام والتنافس فيما بينها وقدرة الفرد على التركيز وهذا المبدأ يساعد التغلب على عدة مصاعب كضعف الرسالة المنقولة ضعف الذاكرة وأيضا تطوير عملية الاستماع والقراءة.
3-مبدأ التكامل والوحدة:

يساعد هذا المبدأ على مساندة الأهداف التنظيمية حيث يتصل بأغراض وأهداف الاتصال فالأخير بالنسبة للمدير عبارة عن وسيلة وليس غاية.
أي أنه أحد وسائل المدير لضمان الحفاظ على التعاون وتحقيقه لمدخل لتحقيق أهداف المنظمة
يتوقف تكامل المنظمة على تدعيم مراكز المديرين التابعين، فعندما يشغلون مراكز الإتصال فيجب تشجيع على استغلال مراكزهم لتحقيق هذه الغاية.
فغالبا ما يتجاهل الرؤساء ذلك ويرسلون رسائلهم لتمريرها إلى المرؤوسين كمدخل للإتصال المباشر بالعاملين، ولكن مثل هذه الحالات يسمح بها فقط في ظروف خاصة إذا كانت الظروف تستدعي اتصال فوري، فأمر بإخلاء مبني مباشرة، الحماية من خطر أو هجوم، ولكن من المهم أن يقوم الرئيس المباشر بنقل الرسالة وتفسير توضيح المعلومات الأخرى، وفي هذه الحالة فإن المرؤوسسين سيحترمون المركز الوظيفي للرئيس ويعتمدون عليه فيما يتعلق بالمعلومات الرسمية وهذا تدعيم للسلطة.
4- مبدأ استراتيجية استخدام التنظيم غير الرسمي:
تقوم التنظيمات غير الرسمية بسبب الحاجة لنقل البيانات ونشرها، وتنشأ هذه التنظيمات بموافقة أو بدون موافقة المديرين ويكون لها تأثيرها النافع أو الضار على المنظمة، لذلك لا يجب تجاهلها بل الإستفادة منها في نقل واستقبال المعلومات المكملة للإتصال الرسمي، فتدفق الرسائل قد يتم رسميا من الرئيسي إلى المرء ومن المرؤوس إلى الرئيس، وهذا المنفذ قد لا يكون ملائما ولا يثق به لنقل كل أنواع الرسائل لذلك يجب أن يستفيد المديرون من المدخل غير الرسمي أي الشخص في الإبلاغ أو من خلال آخرين.
المبحث الثاني: أنواع الاتصال.
المطلب الأول:أنواع الاتصال:
هناك أقسام عديدة للاتصال لكن نذكر منها الاتصال الرسمي والغير الرسمي.
1-الاتصال الرسمي: نعني به حدوث اتصال مباشر بين المرسل والمستقبل لها، ومن أشكال هذا الإتصال: الاتصال اللغوي والاتصال الغير شفوي، فالاتصال اللغوي هو ذلك التداول للمعلومات الذي يحدث بين الطرفين أما شفويا أو كتابيا والمحادثان من أهم أشكال هذا النوع، وبالتالي فالإتصالات الرسمية الشفوية ترتكز على استعمال الألفاظ والكلمات، أما الإتصال الغير لغوي فيتوسط الإتصال الكتابي والشفوي وليس كما يعتقد الأشخاص أن الكلام هو الطريقة المثلى للإتصال المباشر وإنما قد يكون السكوت والإنصات والحركات وإيماءة الرأس، التدريب العملي وسائل فعالة ومباشرة للإتصال.
أ السكوت والإنصات: يعتبر هذا الأسلوب فعالا للإتصال فالسكوت والإنصات طريقة يفهم منها أن المعلومات المراد إيصالها قد وصلت على سبيل المثال إذا دخل مدير المبيعات لمحادثة مجموعة من رجال الأعمال في أمر ما وكان هؤلاء منشغلين فإن المدير يقوم بفعل شيء ما، فيستدل هؤلاء الرجال إلى أن المدير يردي شيئ ما وذلك من خلال سكوته.
ب-الحركات وإيماءة الرأس: يقوم هذا الأسلوب على الحركات للتعبير عن معنى معين كالتعبير بالوجه، هز الكتفين، إيماءة الرأس إلى غير ذلك من الحركات، كذلك يعتمد هذا الأسلوب على التعبير العاطفي كالدموع والغضب فكل هذه الحركات وتعبيراته تدعى بلغة الجسد وهذا دليل على أن الرسالة قد نقلت، على سبيل المثال إذا طلب المدير من المرؤوسين بالقيام بفعل معين فسوف يجيب الآخر بحركة معينة دليل على أنه موافق أو غير موافق.
جـ التدريب العملي: تقوم هذه العملية دون اللجوء إلى التخاطب، فإدراك الفرد وتعلمه في كيفية تشغيل آلة خير له من إملاء التعليمات وله وبمعنى آخر فالتدريب العملي هو وسيلة اتصال، فالمدير هو مرشد والمدلل يراقب الأفراد فيما يقومون به، وهم يتعلمون في نفس الوقت كيفية أداء ذلك.
الاتصال في الرسمي: والمسمى أيضا غير المباشر، الذي يحدث بين الأصدقاء والأفراد وتتميز العلاقات بينهم بعيدة عن الوظائف والسلطة الرسمية وتتكون جماعات الأفراد وفقا لمعايير كالتجانس فيما بينهم وكذا التوافق وتلبية الرغبات، وهذا النوع من الاتصال يكون بعيد عن الإتصال الرسمي لكن بطريقة غير مباشرة لها علاقة مباشئرة في الهيكل التنظيمي.
وقد عبر Mc عن التنظيم غير الرسمي في المنظمة على شكل دوائر المدير العام في المركز الباقي على مسافات وفي مراكز مختلفة منه.1
المطلب الأول: أهداف الإتصال
يسعى الإتصال إلى تحقيق جملة من الأهداف هي:
1-تحقيق التنسيق بين الأفعال والتصرفات يقوم الإتصال بالتنسيق بين تصرفات العمال وأفعال أقسام المؤسسة المختلفة، فبدون الإتصال تصبح المؤسسة عبارة عن مجموعة من الموظفين يعملون منفصلين بعضهم عن بعض لآداء مهام مستقلة عن بعضها البعض، وبالتالي الأهداف الشخصية على حساب أهدافها العامة.
2- المشاركة في المعلومات: يساعد الإتصال على تبادل المعلومات الهامة لتحقيق أهداف التنظيم وتساعد هذه المعلومات بدورها على:
أ- توجيه سلوك الأفراد ناحية لتحقيق الأهداف.
ب- توجيه الإفراد في آداء مهامهم وتعريفهم بالواجبات المطلوبة منهم.
ج- تعريف الأفراد بنتائج آدائهم.
3-اتخاذ القرارات: يلعب الإتصال دورا كبيرا في عملية اتخاذ القرارات فالاتخاذ قرار معين يحتاج الموظفون إلى معلومات معينة لتحديد المشاكل وتقييم البدائل وتنفيذ القرارات وتقييم نتائجها.
4- التعبير عن المشاعر الوجدانية: يساعد الإتصال الموظفين أو العاملين على التعبير عن سعادتهم وأحزانهم ومخاوفهم وثقتهم بالآخرين، حيث يستطيع الموظف إبداء رأيه في موقف دون حرج أو خوف، كما يتمثل الإتصال جزءا هاما في عمل المدير، فهو يساعده على الإتصال بالموظفين في جميع المستويات الإدارية.
5-ويمكن أن ندرج هنا هدف آخر للإتصال الفعال الذي لا يقل أهمية عن سابقيه والمتمثل في التقليل من الدور السلبي الذي تلعب الإشاعة في الوسط العمالي فهي عندما تنتشر بشكل كبير يصبح مفعولها كارثيا بالنسبة للمنظمة ككل ولتفادي ذلك يستحسن مراعاة التوجيهات التالية:
- توخي الصدق والإخلاص عند مزاولة عملية الإتصال.
- مراعاة الأمانة في استلام وتسليم ونقل المعلومات دون زيادة أو نقصان.
- تشجيع الآراء البناءة.
- تنمية مهارات الإصغاء ومهارات الحديث.
- اتفاق العمل بإخلاص من خلال الاعتماد على بيانات صحيحة.
- ديمقراطية الإتصال، من حيث إعطاء الآخرين حق النقد والنقد البناء.
- عدالة توزيع المعلومات على الأفراد دون محاباة.
- عدالة تفسير المعلومات دون تمييز أو الاتجاهات شخصية.
-معقولة التصرف دون إسراف أو تقصير سواء في القول أو العمل.
-تطابق العمل مع القول.
-توخي الموضوعية والحقيقية مع الابتعاد عن السطحية في معالجة الأمور.
-إن الخصال الحميدة والسمات الشخصية الجيدة تعتبر عنصرا مهما في مزاولة الإتصال.

الفصل الثاني: الإتصال في المؤسسة
المبحث الأول:
المطلب الأول: العلاقات العامة ودورها في تحسين مستوى الأداء.
العلاقات العامة نشاط واسع ومتشابك ظهر في أعقاب التطور الذي حدث في مجالي الإقتصاد والاتصال باختلاف أنواعها الأمر الذي جعل من هذا النشاط يحتل الصدارة من اهتمامات المؤسسات الكبرى الإقتصادي والسياسة الدبلوماسية والإعلامية.
فالعلاقات العامة هي العلاقة بالجمهور، ونعني لها حلقة وصل بين المنشأة وبين الجمهور وهناك نوعان من الجمهور، جمهور داخلي والمتكون من الموظفين الإداريين العاملين بالمنشأة الإقتصادية والأفراد الذين يتصلون داخليا وهم يؤدون وظائفهم داخل المنشأة، أما الجمهور الخارجي فيقصد به الأفراد والمؤسسات المتعاملين معها.
ولمناقشة هذا الموضوع سنتطرق إلى مفهومين أساسيين مرتبطان بالجانب المؤسساتي وهما: الإداري والوظيفي.
المفهوم الإداري: هو اعتماد الإدارة على العلاقات العامة أو العلاقات بالجمهور في تحسين آدائها داخل المنشأة وتطوير العلاقة بالجمهور تطوير كيفا وكما، حيث هدف المؤسسة الوحيد ليس الربح وإنما الانطلاق من مبدأ المسؤولية الاجتماعية والخدمة العامة تجاه الجمهور، ولكي تتحقق هذه المسؤولية يجب أن تؤخذ في هذا الجمهور وذلك بوضع الأهداف الكبرى للمنشأة، فالأرباح التي على المؤسسة تحقيقها قد تصطدم برأي الجمهور إما سلبا أو عدم الوصول إلى حد مطلوب من مستوى ثقته.
لهذا فإن الإدارة العلمية أو الإدارة الرشيدة تتخذ من العلاقات العامة فلسفتها في تحقيق الربح من جهة وفي ممارسة المسؤولية الاجتماعية من جهة أخرى وذلك بمعرفة ما يمكن التأثير عليه وما يؤثر فيه
ولا يتحقق هذا إلا بالاستحواذ على جزء من اهتماماته.
المفهوم الوظيفي: كل مؤسسة تقوم بالتسيير الإداري الخاص بها انطلاقا من العلاقات العامة وهي تعتبر من أهم وظائف الإدارة العليا، يستند رئيس المؤسسة في أعماله إلى مجموعة من المسيرين والخبراء المتخصصين في هذا المجال ذوي القدرات العالية والمهمة التي تؤدي بها في الأخير إلى التفوق، وتعود وظيفة التنسيق بين المؤسسة والوسط الخارجي إلى مستشار العلاقات العامة، هذا الأخير الذي يتم انتقاؤه بجدية من طرف الإدارة على أن العلاقات العامة تنطلق من داخل المؤسسة ذاتها وفيما يلي الوظائف التي يقوم بها مستشار العلاقات العامة:
- تسهيل وضمان انسياب الآراء المتمثلة في موقف الفئات الجماهيرية العريضة من المنشأة وبالتالي ضبط احتياجات ومواقف المؤسسة.12
- مساعدة الإدارة عن طريق نصحها في كيفية تحديد سياسات وقرارات المنشأة عن طريق الأساليب والإمكانيات.
- القيام بالبرامج التي تساعد على الانتشار والتحليل الإيجابي لقرارات المؤسسة من خلال المهام التي ذكرت فإن نطاقها لا يخرج عن نطاق الإتصال وذلك في جمع المعلومات وإعلام الجماهير والعمل على تكوين آراء مؤيدة.
هناك أسباب دعت البحث في مجال العلاقات العامة كونها أسباب جد مهمة وقوية، لكن استعراض الأسباب هناك قاعدة أساسية يجب التذكير بها:
"كلما زادت الهوة بين المنشأة وجمهورها بين المنظمة والبيئة المحيطة بها كلما زادت الحاجة إلى العلاقات العامة وأصبحت ضرورة"32
الآن يمكن لنا استعراض الأسباب وهي:
• ظهور تعقيدات في مجال الصناعة والذي أدى بها يتعداها عن الإتصال المباشر بالأفراد.
• بروز المنشآت الإقتصادية الكبرى.
• خلق تنافس حاد بين المنظمات والمنشأة رغم اختلاف نشاطها مما أدى إلى الاهتمام الكبير للرأي العام وظهور حاجة قوية للتأييد الجماهيري.
• بسبب انتشار التعليم والمعرفة والإعلام تزايد الطلب على الحقائق والمعلومات.
• بروز شبكة واسعة ومعقدة من وسائل الإتصال الجماهيري مؤثرة على الرأي العام لهذه الجماهير كل هذه الأسباب التي ذكرت وإلا أن هناك أسباب الاهتمام بالعلاقات العامة غير منتهية ومع مرور الزمن وظهور حاجات متجددة تتجدد الأسباب كذلك تظهر الحاجة في دراسة وفهم العلاقة مع الجمهور واستخدامها استخدام عقلاني وذلك من أجل تحقيق أهداف المؤسسة والتي من بينها تحسين مستوى الأداء.
- كون الأسباب التي ذكرت والتي لم نتطرق لها إلا أن الكثير من المسؤولين المسيرين لم يتوصلوا إلى فهم الأسباب الحقيقية وإنما توصلوا إلى أن السبب الحقيقي وراء ابتعاد المؤسسة عن بيئتها الاجتماعية، وبروز ظاهرة التنافس بين الأفراد ومن بين هؤلاء مؤسس العلاقات العامة " فييلي" وهو أول من أشار إلى ابتعاد المؤسسات سواء الصناعية أو التجارية، عن السرية ويعد هذا العالم أول من
استعمل مصطلح العلاقات العامة لأول مرة في الو.م.أ عام 11919 بالرغم من هذا وجد غموض مع بداية الأزمة الإقتصادية 1920 2 بسببها أغلقت المصانع وظهور الملايين من العاطلين. وبالتالي أوجب معرفة الأسباب الحقيقية لاستعمال واستخدام العلاقات العامة في المؤسسة وهذا كان من انشغالات المهتمين بهذا المجال الذي ينتمي إلى كل ماله علاقة بالاتصال والإعلام وإدارة الأعمال، ولكنه يختلف تماما عن هذه المجالات مما أدى إلى الاهتمام بالعلاقات العامة منذ الخمسينات حيث وجدت جملة من الأبحاث العلمية قامت بها جمعية العلاقات العامة الأمريكية التي أجرت دراسة حول برامج العلاقات العامة في 25 شركة من شركات الأغذية ووجد أن أهم الأسباب للعلاقات العامة وهي:
- كسب ثقة الجمهور، ويعتبر السبب الرئيسي في نجاح المؤسسة.
- العمل على مساندة إدارة المؤسسة في تسيير أعمالها بما يتماشى مع الصالح العام.
- ارتفاع حجم المبيعات، واستمرارها حتى لا يكون هناك فراغ يعمل على فتح المجال أمام ظهور بديل ومن ثمة تحقيق الأرباح.
لقد تبين أن العلاقات العامة أثبتت قدرتها على الإقناع وفعاليتها وأهميتها بالرغم من أنها لا تمثل العملية الجوهرية في المؤسسة، وتبدو كأنها نشاط فعلي يقوم به أي شخص لكن الواقع أثبت أنها نشاط خاص يحتاج إلى خبراء وفنيين قادرين على إحداث تغييرات على مستوى المؤسسة والبيئة الاجتماعية وأثبتت على أنها اتصال إقناعي بالدرجة الأولى.
المطلب الثاني: الإتصال والعلاقات الإنسانية.
• من جهة أخرى يمكن أن نبين أن الأنابيب الإتصالية الجيدة هي التي تؤدي إلى حفظ العلاقات الإنسانية واستمرارها داخل المؤسسات، فهذه العلاقات همها الوحيد دفع التعاون إلى ابعد الحدود بين العاملين وتشجيعهم على أداء المهام الموكلة إليهم وهم بهذا يشبعون حاجاتهم النفسية والاجتماعية والاقتصادية.
• أصبح عمل الفرد اليوم المحور الرئيسي في حياته، فهو بهذا يعطي أكبر عدد ممكن من الإنتاج وتلبية حاجياته، كما أنه يريد أن يصبح محل ثقة بين الجميع وعلى هذا فإن عطاء العلاقات الإنسانية يقترحون أن يشارك العمال الإدارة في اتخاذ القرارات الإدارية لكي يشعروا بالمسؤولية. إذا لتحقيق النجاح في المسؤولية يجب وضع نظام سليم للتسلسل الإداري والذي بدوره يؤدي إلى قيام العلاقات الإنسانية بين العمال ولإحداث التعاون، وبالتالي على المؤسسة وضع وسائل اتصال رشيدة لكي يطلع العاملون على القرارات المقترحة من جهة وتمكن إدارة المؤسسة من معرفة حاجاتهم من جهة أخرى.
• الإتصالات بالنسبة للعلاقات الإنسانية هي طريقة وصل المعلومات والتوجيهات بصورة مفهومة من فرد لآخر، وهذا يعني أن الإتصالات تشتمل على شخصين المرسل والمستقبل ضف إلى ذلك أن الإتصالات الجيدة هي التي تحوي المعلومات من جهة والفهم لهذه المعلومات من جهة أخرى، لن هذه المعلومات قد تصل إلى المنفذ بسهولة ولكن لا تلقى التنفيذ، والسبب يعود إلى أن المنفذ عجز على فهم الرسالة بشكل دقيق، لأن التعليمات تتوقف على مدى قدرة المستلم على فهم ما هو مطلوب كذلك الأسلوب الذي صيغت به التوجيهات.
• وبالتالي نستدل إلى أن الإتصالات لا يمكن أن تكون مؤيدة للغرض إلا أن تكون مؤيدة للغرض إلا إذا فهمت من قبل المستلم بشكل جيد وواضح.
• وعلى هذا الأساس يصبح الإداري ناجح، إلا إذا كان على مقدرة من إيصال توجيهاته للآخرين وإفهامهم بسهولة، لأن فقد الإتصالات في المؤسسة يعني فقدان الإدارة وتلغى معظم التوجيهات والقرارات إذا لم توضع موضع التنفيذ، والتي لم تنفذه عن طريق الإتصالات الجيدة.
• لكي تتحقق أهداف المؤسسة على الإفراد أن يكون بينهم اتصال يمكنهم من العمل معا والتعاون فيما بينهم، فالاتصالات هي الرابطة الأساسية التي تكون بين الرئيس والمرؤوسين لإدارة الأعمال، وبما أن غاية الاتصالات داخل المؤسسة هي إصدار المعلومات للقيام بالعمل على أساس التعاون بين الأفراد. فهذا سيؤدي إلى زيادة المهارة في العمل وتكون النتيجة في الأخير تكوين فريق عمل قادر على العمل بصورة جيدة وإنتاج أكبر.
• وخلاصة القول أن الإتصالات الجيدة لا بد أن تتم عبر خطوات متتابعة تضمن فعالية الإتصال هي:
• إنشاء الفكرة لدى المرسل فعليه أن قبل أن يكتب يفكر مليا، ثم الخطوة الموالية تحويل الفكرة إلى كلمات أو رسوم أو أفعال، أي تحويلها إلى رموز بالصورة التي يستطيع المستلم أن يفهم الرسالة بسهولة. لأن المعنى الحقيقي للرسالة في ذهن المرسل وليس في الرسوم أو الرموز وهذه ما هي إلا وسائط بين الطرفين وفيما يخص الطرق لنقل الرسائل متنوعة، منها الشفوية والمباشرة من شخص لآخر ويلجأ المرسل لهذه الطريقة إذا كانت الرسالة ذات مضمون سري وخطير، لأن استعمال الوسائل المكتوبة قد يخترقها شخص ثالث وذلك يعود للوسائل التكنولوجية الحديثة وذلك يمكن نقل هذه الرسائل بواسطة الوسائل التكنولوجية مثل: الهاتف الإنترنت، ...الخ.
• وصول الرسالة في الوقت المحدد والمتفق عليه، فإذا وصلت الرسالة الشفوية فعلى المستلم أن يفهمها بشكل جيد. أما إذا كانت الرسالة مكتوبة فعلى لامستلم استخلاص المعاني للكلمات أو الرسوم وبعد فهمه عليه التصرف بها وفق ماهو مطلوب منه.
وعليه تكون الإتصالات بين الأطراف قد انشأت عن طريقين وتمت الدورة الإتصالية.
نخرج في الأخير بخلاصة القول أن أهمية الإتصالات لا تقف عند مرحلة معينة وإنما تستمر طوال حياة المؤسسة، تنشط التخطيط وإعطاء الحيوية في الاستمرار عن طريق اتخاذ القرار والرقابة، أي أن أهم الاتصالات لا تظهر في اتخاذ القرار وتكوين نشاط معين، ولا تقف أهمية الاتصالات داخل المؤسسة عند هذا الحد، بل تلعب دورا هاما في تماسك الأفراد وتفاعلهم لأنه مرتبط بنقل المعلومات والبيانات المتعلقة بالعمل.وهكذا يتضح لنا أن التفاعل في التنظيم يعتمد أساسا على الإتصال، بما أنه أداة نقل المعلومات والأفكار من شخص لآخر ومن مستوى لآخر وهذا يجعل من الممكن تحقيق الأهداف التنظيمية.1


المبحث الثاني: الإتصال في التنظيم، الإتصال بين المشرفين والعمال.
المطلب الأول: الإتصال في التنظيم.
من الإشكالات التي تواجه المؤسسات الحديثة وجود سياسة اتصالية، مثل انتشار الإشاعات، وسط المرؤوسين وميل الرؤساء إلى حجز المعلومات، وقبل الخوض في كل هذا نستهل بتحديد مفهوم التنظيم إذ يرى ب. روبنس أن التنظيم هو" وحدة من التنسيق لها حدود يمكن مشاهدتها"12 وهذا التعريف لا يختلف كثيرا على تعريف فون بيتر إذ عرفه على أنه:" مجموعة من العناصر تتفاعل فيما بينها"23 وأضاف لوك بوير إلى هذا التعريف ما يلي" مجموعة يمكن التعرف عليها، تتشكل من عناصر أو من مجموعات فرعية تتفاعل فيما بينها".34
- موجودة في محيط معين.
- تتميز ببناء
- القيام بنشاط معين أو وظيفة ما.
- تتطور عبر الزمن.
- لها أهداف محددة. ومن خلال هذه التعاريف ودون الخوض في النقاش حول الفروق بين مفهومين النسق والتنظيم فيمكن التمييز بين نوعين من النشاط الأنشطة الفردية والجماعية، ووجود هذين النوعين من النشاط في التنظيم ويتطلب تحليلا على مستويين متكاملين في المستوى الفردي والمستوى الجماعي.
- ولا شك أن الحديث عن نوعية الأنشطة التي يمكن أن تصدر عن الأفراد في التنظيم، يقودنا بدوره إلى الحديث عن قنوات الإتصال وشبكتها التي يبدوا أنها تتأثر إلى أبعد الحدود بالمخطط التنظيمي للمؤسسة.
- والواقع أن المخطط التنظيمي يكشف عن توزيع الوظائف، أي تقييم العمل على الأفراد وهذا يدل على وجود علاقة بين الرؤساء والمرؤوسين، ويقدم المخطط صورة عن مدى استخدام الترشيد بهدف التقليل من التكاليف وحشد الطاقة للوصول إلى الأهداف التي أنشئ من أجلها التنظيم. لكن هل المخطط التنظيمي يعكس ما يجري بالفعل في المؤسسة؟ قال لويس كينسيل:" أن المخطط التنظيمي لا يقوم أبدا على الحقيقة للأسف ولا يبدو من المبالغة التأكيد بأن كل المخططات التنظيمية الرسمية خاطئة، فالخريطة ليست الأرض والمخطط التنظيمي ليس التنظيم.1
- وقد بذل الباحثون جهود حول اهتماماتهم بالمؤسسات لتصحيح الانحرافات عن المخطط التنظيمي وذلك بتسليط الضوء عن الجوانب المخفية من العلاقات التي لم يعترف بوجودها.
المطلب الثاني: الاتصال بين المشرفين والعمال.
الاتصال القائم بين المشرفين والعمال هو كنموذج للإتصال في المؤسسة، وتشير الدراسات إلى أن المشرفين يمضون وقتا مطولا في تشكيل شكل من أشكال الإتصال، والإتصال يعتبر عملية ضرورية للمدير أو المشرف للقيام بعمله وللدلالة على ذلك نذكر ما يلي:
- يقوم المدراء في قضاء ما يقارب 70% من وقتهم في القراءة والكتابة والاستماع.
- تعود معظم المشاكل بين المدراء والمرؤوسين إلى ‘دم إيال الرسالة بطريقة سليمة بسبب عدم فهم المعلومة بين الطرفين.
وبالتالي فالاتصال هو أساس كل تنظيم ناجح ويرى البعض أن الوظيفة الأولى للإدارة هي تطوير نظام الإتصال
وعند قيام المشرفين بأدوارهم فإنهم يقيمون علاقات بالعمال وهذا ما وصف المشرف بناقل المعلومات، كما أن إنجاز المهام والأعمال داخل التنيم لا يتم بشكل فردي بل بشكل جماعي يعتمد على كافة قدرات الأفراد، ولقد أثبتت الدراسات ضرورة توفر صفات يجب أن توجد في كل فرد من أفراد العمل أهمها: التعاون، المشاركة، الالتزام وتحمل المخاطر بشكل جماعي، بهذا فالمشرف الناجح هو الذي يفتح قنوات الإتصال أمام المرؤوسين ويسهل لهم الإتصال به، كما أن الإتصال الشخصي من أقوى الأساليب في توصيل المعلومات إلى العمال و يعد أسلوب جمع العمال في اجتماعات أو جلسات عمل من أساليب الاتصال التي تحظى باهتمام العمال إذ تشعرهم باهتمام الإدارة والمشرفين.
أكدت الدراسات على الدور الذي يلعبه المشرف حتى أن أحدهم وصف رئيس العمال بصانع الإنتاجية والروح المعنوية، فالاتصال الجيد يقوم على الحوار والثقة بين أطراف الاتصال، فهو يمثل العامل المشترك الذي يجمع بين المهارات الفنية والفكرية والنفسية وعليه فالمشرف الناجح هو الذي يستطيع التأثير على الآخرين.
فالاتصال ليست عملية سهلة وإنما هي عملية مركبة ذلك أن هناك عدة عوامل متفاعلة، فبطبيعة الحال إن خبرة المشرف وتكوينه ومهاراته وذكائه وقدرته على إدراك العلاقات والقدرة على لاتعامل مع الناس...كلها تلعب دورا في نجاح أو فشل عملية الإتصال والدراسات المختلفة إلا أنه لم يقفهم المعنى الحقيقي لعملية اتصال وطبيعة الإشراف ووظائف المشرفين في المؤسسة، فهي تتطلب مزيدا من البحث لا سيما على الصعيد الميداني.
الفصل الثالث: الإتصال في الجزائر
المبحث الأول: إعداد التقارير في المؤسسة الجزائرية.
المطلب الأول: أهمية التقارير في المؤسسة الجزائرية.
تمهيد: في هذا المطلب نعتمد على بعض التقارير التي اعتمد عليها الكاتب في عمله هذا والمعدة إعداد رسميا من طرف مؤسسات هامة مثل: وسطاء الجمهورية، مجلس المحاسبة، المجلس الوطني الاقتصادي.1
ولعل من أهم التساؤلات التي تطرح في هذا الموضوع هي:
- هل الأشخاص الذين يتولون مهمة إعداد التقارير ومؤهلين إداريا وعمليا وسياسيا؟
- هل لديهم الخبرة أم هم مجرد موظفين؟
- هل إعداد التقارير في المؤسسة هدف أم وسيلة؟
- ماطبيعة التقارير؟ وما هي نوعيتها وما ميزاته؟
- أين توفر هذه التقارير؟
- هل لهذه التقارير معنى في الإدارة الجزائرية؟
- ما هي وسائل كتابة التقارير؟
- ماهو مستقبل التقارير؟
وللإجابة على هذه الأسئلة سنتطرق في المطلب الأول إلى مفهوم وأهمية التقارير.
مفهوم التقارير: هي عبارة عن ملفات تخزين البيانات والمعلومات عن كل قضية تعد وتحفظ للحاجة، حيث أنها عبارة عن وسائل اتصال تعتمد عليها إدارة المؤسسة لمعرفة ما يجري في مؤسساتها. حيث تقوم هذه التقارير على وصف دقيق للنظام المعلوماتي والوسائل المتبعة من أجل معرفة سير العمل، ومعرفة الآداء الفعلي له.
فهي تدرس كيفية سير العمل وذلك من خلال إعداد تقارير دورته فالتقارير هي عبارة عن عرض للحقائق الخاصة بموضوع أو مشكلة عرضا تحليليا بطريقة مبسطة12
وتوجد هذه التقارير إلى مختلف الإدارات، حيث يوجد في كل إدارة من يطلع على التقارير حتى لو كان موظفا عاديا، وتصبح هذه الوظيفة قراءة التقارير ضمن مهمته إذا فالتقارير تعبر عن الجهد النهائي الذي يبذل في عمل معين أو في دراسة وتحليل مشكلة معينة وذلك بغرض الحد من هذه المشكلة وإيجاد الحلول المناسبة لها.
أهداف التقارير: للتقارير أهداف متعددة منها:
- تفقد جميع النشاطات المبذولة من طرف الإدارة حيث تهدف إلى الإطلاع على النقائص والأخطاء والتجاوزات والتعسفات والتلاعبات، وكذلك الإطلاع على إيجابيات وقوة الإدارة.
- بناء قاعدة رصينة من أجل إنتاج البيانات ومعالجتها وتطويرها والاستفادة منها وذلك عند إعداد البرامج الجديدة أو خطط مشاريع، حيث تنتقل من مستويات منها إلى مستويات عليا فبعض هذه التقارير تعتبر بمثابة دراسات متخصصة في جانب من جوانب وتعتمد رسميا.
- بناء على تكوين الرأي العام وتؤثر على بعض مجريات الأمور.
- تعتبر لمقياس لقياس كفاءة الإدارة لأنها عمل أرقام مؤشرات ينبغي أن يضع معدوا التقارير أثناء إعدادها جملة من الحسابات منها:
1. اعتماد الجدية الكاملة في إعداد التقارير.
2. الدقة في جمع المعلومات والدقة في عرضها.
3. يجب أن تكون العلاقة مباشرة بين المسؤول وبين من يتولى التحليل ومعالجة التقارير.
4. اتسام الموضوع بالوضوح واعتماده على الموضوعية.
5. التحكم في اللغة ومعانيها، حين أنه لا يحب أن تكون التقارير مفخخة في عباراتها.
6. تقسيم التقارير إلى عناصر رئيسية واضحة منطقيا.
7. أن تكون الوسائل المتبعة في كتابة التقارير واضحة ومبنية على معطيات واقعية .
8. يجب أن تكون المعلومات لامستعملة في التقارير صحيحة ومفصلة، واعتماد على البراهين والحجج حتى تكون التقارير مقنعة.
9. يجب أن لا تبقى التقارير محل التباس لذا وجب المراجعة المستمرة لمحتويات التقارير.
10. التدرج إلى الإنطلاق من المستويات الدنيا إلى المستويات العليا.
11. عدم الاعتماد على المعلومات والأرقام القديمة لأنها تفقد قيمتها ومعناها.
12. يمكن الاعتماد على بعض الفنيين وذوي الخبرة.
المطلب الثاني: أنواع التقارير:
تقارير روتينية: تكون منظمة فهي تعد بشكل روتيني محدد أحيانا في شكل تقارير نموذجية مستعملة في كل الإدارات.
تقارير إخبارية: حيث تقوم على استعراض للمعلومات المتواجدة نتيجة الإتصال المباشر في الميدان دون تشخيصها مثل التقارير التي يقدمها رؤساء المصالح والمكاتب ورؤساء الأقسام إلى رؤساء لإعطائهم صورة واضحة عن كيفية سير العمل.
تقارير تحليلية: تتناول هذه التقارير أبعاد وأسباب المشكلة المعروضة بالتحليل لجوانبها المختلفة ما إذا حدث بالفعل؟ كيف حدث؟ وماذا يتوقع أن يحدث لاحقا؟ حيث تكون الحلول المقدمة في شكل مناصب ومحاضر في شكل تحسين لمردود وتحسين الخدمات في القطاع أو تسهيل مهام أو مفاضلة أو إحلال طريقة جديدة أو تحفيز العمال.
تقارير فنية مفصلة: فالتقارير لا تقتصر على مجرد سرد الحقائق بل تركز على تفاصيل الأجزاء بدقة
وخطوة بخطوة بالإضافة إلى أنها تحتوي على رسوم الأشكال والخرائط وتصميمات معينة كالتحليل الرياضي في التقارير المالية.
تقارير عن المهام: لما أن عالم الإدارة ملئ بالقيام بمهام المتابعة الميدانية لمواقع تنفيذ المشاريع وذلك يكون ضمن مهمة مجموعة من الإطارات باتصالاتهم المباشرة بالمشاريع، وعن طريق هذا الإتصال يدلون بملاحظاتهم ويصفون الإنجازات ويبنون مواطن الخلل والقوة بكل موضوعية، كما تسمى بتقارير لجان التحقيق والمعاينة.
التقارير المالية والاقتصادية: المتعلقة بالميزانية التقديرية، حيث تقوم على توضيح أرقام الميزانية، وتكون في شكل نماذج مطبوعة، تستخدم هذه المطبوعات في الحصول على بيانات دقيقة مثل تقارير عن النفقات الدراسية والإضافية.
تقارير استثنائية: تعد هذه التقارير في مكاتب معينة وفي حجرة العمليات حق لا يطلع عليها الجمهور الواسع، حيث تتناول قضايا متعددة تشير إلى السلبيات.
وقد تصاب هذه التقارير بالأرقام والوثائق الرسمية التي تؤكد الموضوع محل التقرير.
تقارير شفهية: حيث تركز على ملخص شفوي سماعي لأهم عناصر التقارير وتستعمل في أوقات دون أخرى، وتقوم على الخطوط العريضة للموضوع.
تقارير نهائية: قد تكون هذه التقارير في صورة توصيات واقتراحات تستعرض أهم الاحتياجات.
فجميع هذه التقارير تأتي في فترة زمنية معينة دورية أو نصف سنوية، قد تحتوي على معلومات من الحاضر أو الماضي أو المستقبل، وقد تكون كذلك داخلية أو خارجية.

المبحث الثاني:
المطلب الأول: أدوات الاتصال:
هناك العديد من أدوات الاتصال التي يمكن استخدامها أثناء أزمة نذكر منها:
ا-البيانات الصحفية: تصدر المؤسسات عادة بيانات صحفية أثناء لازمة وذلك حتى تحيط وسائل الإعلام بالموقف وتطوراته والقرارات الهامة التي اتخذت.
والبيان الصحفي المتعلق بالأزمة عبارة عن بيان مكتوب لا يزيد عن صفحة واحدة غالبا، يحدد فيه موقف الشركة إزاء الأزمة، ومن الذي يدير الأزمة، والأهداف المطلوب تحقيقها نتيجة التصدي للأزمة، وإذ طال أمد الأزمة فقد تتعدد البيانات الصحفية.
وبطبيعة الحال يسود الاعتقاد بعدم كيفية البيانات الصحفية وحدها أثناء الأزمة، ولكنها تساعد على توضيح المشكلة وشرح معلومات فنية تفصيلته.
وعندما تنشأ الأزمة بسبب وقوع خسائر في الأرواح والممتلكات فيجب إصدار بيان صحفي يوضع فيه: ماذا حدث؟ أو أين؟ ...الخ.
ب-المؤتمرات الصحفية: تلجأ بعض الشركات التي تواجه الأزمات إلى عقد مؤتمر صحفي أو أكثر لتزويد وسائل الإعلام ببيانات موثوق بها من أشخاص مسئولين بالشركة ونظرا لعدم إمكانية مقابلة مئات الصحفيين كل على حدة، لذا يعد المؤتمر الصحفي وسيلة فعالة لنشر المعلومات المتعلقة بموقف الشركة من الأزمة ويتولى الإعداد المؤتمرات الصحفية أشخاص لهم خبرة في التعامل مع الصحافة، وعلى دراية باحتياجات الصحفيين، ولما كان بعض هذه المؤتمرات يذاع على الهواء وقد تتناقله شبكات التلفزيون العالمية على المباشر فإن الأمر يتطلب تدريب أولئك المتحدثين في مثل هذه المؤتمرات.
بالإضافة إلى هاتين الأداتين هناك ما يسمى ب: الحقيقة الصحفية وهي من الأكثر الأدوات التي يستخدمها خبراء العلاقات العامة حيث يوضع داخل الحقيقة بيانات صحفية صادرة عن الشركة وأيضا مذكرة عن تاريخ الشركة وبعض الحقائق العامة، ويتم اللجوء إلى هذا الأسلوب حينما يجدر حال العلاقات العامة أنفسهم في خضم طوفان من المكالمات لها تقنية والاجتماعية الهامة والمؤتمرات العاملين عندما تقع الأزمة.
المطلب الثاني: معوقات الإتصال
هناك ثلاثة أنواع من العقبات التي قد تقف في طريق تحقق الإتصال هي:
العقبات الشخصية، العقبات المادية، عقبات لفظية.
1- العقبات المادية: هي عبارة عن معوقات بيئية متعلقة بالمسافة الضوضاء المتداخل في المكالمات على خط الهاتف مما يصعب تحقيق الإتصال لأغراضه.
2- العقبات الشخصية: تخص هذه العقبات النواحي النفسية والاجتماعية للفرد والحالة العاطفية له، طباعه إلى غير ذلك من الجوانب الخاصة بقيم الفرد.
3- الحواجز التعبيرية: تظهر هذه العوائق من جراء استخدام الرموز داخل الكلمات وهذا قد يؤدي إلى تفاوت في المعنى أي ظهور العديد من المعاني وهذا راجع إلى الاختلافات المتواجدة في شخصية الأفراد، والخبرة والخلفية الثقافية
4- ونبين بعض العوائق التي تقف دون الإتصال الفعال وهي:
- تغيير المعنى المقصود: يحصل أحيانا خلل في المعنى لأسباب ما كالضعف في تصوير الرسالة نتيجة تغيير في موجة الإتصال، وإذا كان هناك ازدواجية في الفكرة أو المفهوم يمكن التغلب بواسطة التقمص وذلك عن طريق وضوح الشخص نفسه في مركز آخر.
- تقنية المعلومات: المقصود بها عملية تحويل المعلومات وتبديلها لتكون أكثر ملاءمة عما هي عليه الآن وهذا قد يؤثر في محتوى الرسالة مما يقف كعائق دون تحقيق المراد من الإتصال.
- المبالغة والإفراط في الإتصال: المقصود من هذا العائق أن الإتصال قد يتأثر بتزايد عدد الاتصالات
المنقولة داخل التنظيم، لكن هذا لا يعني زيادة تدفق الإتصال وفعاليته.
- الطبقات أو المستويات: يؤثر عدد المستويات التي يمر عبرها الإتصال على الأثر الذي يتولد عنه.1
- العقبات التعبيرية: للكلمات أكثر من معنى وفق للموقف الذي تستخدم فيه، وقد تكون لها بطبيعة الحال نفس المعنى والمفهوم في لغة ما أو ثقافة لكن هذا لا يعني أن لها معنى مخالف في لغات وثقافات أخرى. فمثلا عندما نتكلم عن مكان حفظ الأغذية من التلف في سوريا فإننا نتكلم عن الثلاجة في لبنان تسمى البراد وإلى غير ذلك والمعنى من هذا ضرورة اختيار الكلمات التي تؤدي إلى المعنى المقصود حسب اللغة والثقافة.
- تداول الإتصال: بصفة عامة كلما زاد تداول الإتصال كلما زادت العقبات التي تؤثر على فاعليته.2
- التوقيت: كي يكون هناك نظام سائد داخل المؤسسة ولتحقيق النتائج المرجوة يجب أن تصل الرسالة إلى الأفراد وفي وقت واحد، لكن في بعض الأوقات يتطلب الأمر وصول المعلومات بالتتابع حسب جدول زمني مخطط.
- تفسير المعلومات: في معظم الأوقات يحصل تغيير في مقصود أو مفهوم الإتصال وذلك اعتماد على مدرك الاستدلال والاستنتاج ومعنى هذا أن مقصود الإتصال يفسر حسب الاجتهاد الشخصي وخبرة الفرد.
- القابلية للقراءة: من الصعب على شخص عادي أن يفهم الرسالة إذا كانت الكلمات تتكون من عشرة حروف وكذلك الجمل المركبة في الكتابة، حيث يجب أن يصمم الإتصال لتثبت الرسالة من خلال استخدام اللغة السهلة.
التجديد: يقصد بهذه العملية الإستغناء عن التفاصيل والإهتمام بالحقائق كما ندرك وليست كما هي موجودة فعلا.
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://younami.alafdal.net
 
ماهية الإتصال
استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي الرجوع الى أعلى الصفحة 
صفحة 1 من اصل 1

صلاحيات هذا المنتدى:لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى
alger :: بحوث اقتصاد منوعة-
انتقل الى: